Bu yazımızda sizlerin, çalışanları ve işleyişleri özellikle de özlük tarafı dediğimiz çalışmaları yakından tanımanızı sağlayacak noktalara değinmeye çalışacağım.

İşe Alım ve Oryantasyon süreci ile birlikte, misyon, vizyon ve değerleri keşfetmiştik. Ayrıca web sayfası ve İK sayfası için kafamızda fikirler de oluşmuştu. Şimdi birlikte şirketi/ kurumu, çalışanları keşfetme zamanı. Nasıl mı?

Çalışanların işe girişte verdikleri evraklar, çalışırken aldığı evraklar ve süreçteki tüm formları içerisinde barındıran “Personel Özlük Dosyaları”. Çoğumuza sevimsiz, kağıt yükü ve angarya gelen personel dosyaları aslında sizin için bilgi edinmek açısından keşfedilecek mükemmel bir hazine deposu.

Neler mi var bu dosyalarda?

  • Nüfus Cüzdanı sureti
  • İkametgah senedi
  • Nüfus cüzdan fotokopisi
  • Vesikalık fotoğraf
  • Diploma sureti veya Çıkış Belgesi
  • Eğitim katılım sertifikaları
  • Son çalışılan işyerinden alınan Çalışma Belgesi
  • Adli Sicil Kaydı
  • Aile durumu bildirim formu
  • Eş ve çocuklarının nüfus cüzdan fotokopisi (Aile Geçim İndirimi desteği için)
  • Kan grubu kartı fotokopisi
  • Erkek adaylar için Askerlik Durum Belgesi
  • Sürücü Belgesi fotokopisi
  • Banka hesap cüzdan fotokopisi
  • Sağlık raporu
  • Personel Talep Formu
  • CV ve İş başvuru Formu
  • Görev Tanımı
  • Zimmet Formları
  • Deneme Süresi Değerlendirme Formu
  • Performans Değerlendirme Formu
  • İzin Formları
  • Geçici Görevlendirme Formları
  • Durum Değişiklik Formaları ( Ücret, Unvan vb. değişiklikler)
  • Eğitime Katılım Formları ve Sertifikaları,
  • İş Akdi / Sözleşme
  • Avans Talep Formu
  • Sigortalı İşe Giriş ve Çıkış Bildirgesi
  • Ödül /Takdir Belgesi,
  • İhtar ve Savunma Tutanakları,
  • İşten Çıkış Evrakları (Fesih, İstifa, İbraname, Zimmet Teslim Tutanakları vb.)

 

Bu hazine her şirket/ kurum için fazlaca da olabilir daha az sayıda da olabilir. Tamamen kanunun öngördüğü evraklara ve teftişlerde dikkat edilecek şekilde çeşitlenme yapılması esas olmalıdır.

Bize neler sağlar bu hazine;

  • Çalışanları ilk etapta fotoğrafları ile tanıma, (isim hafızanız ilk zamanlar zayıf olacaktır)
  • Çalışan Profillerini görme, (mezun olunan okullar, kıdem durumu, meslekler vb.)
  • Çalışan Demografik Yapıları için gerekli bilgilere ulaşma (Yaş, Eğitim Durumu, Cinsiyet, vb.)
  • İşe giriş süreçlerindeki kayda alınan evrakları öğrenme,
  • İşe devam ederken kayda alınan evrakları öğrenme,
  • İşten çıkışlarda kayda alınan evrakları öğrenme,

Ne demiştik ilk yazılarımızda, İK yaşayan bir süreçtir. Bu sürecin de kayda alındığı ve arşivlendiği bölümlerin en önemlisi ve yasal zorunluluğu “Personel Özlük Dosyaları” ‘dır. Bu dosyalarla kuracağınız arkadaşlığın size ileride yeni istatistiki bilgiler ve raporlar olarak geri döneceğini unutmayın derim.

Hangi Raporlar mı?

İK Metriklerinden de oluşturduğumuz, çalışanlarınız hakkında aklınıza gelen her türlü ve tamamen sizin yaratıcılığınıza kalmış raporlardır. ( Bu konu ile ilgili İK Bloggerlarından Anıl Güçlü ve Sayfası İKMania’yı ve çalışmalarını incelemenizi ve takip etmenizi önemle hatırlatırım.)

  • Çalışan Sayıları Raporu (Beyaz Yaka , Mavi Yaka ve Gri Yaka)
  • Çalışan Sayısı Bazında Büyüme Rakamları (Yılbaşına göre, bir önceki aya göre, geçen yıl aynı ayına göre)
  • İşgücü Envanter Raporu ( Eğitim, Kıdem, Cinsiyet, Yaş, Medeni Durum vb.)
  • İşe Giriş ve İşten Çıkışlar Raporu ( Sayılar, Nedenler vb.)
  • Deneme Süresi Devam Eden ve Nakil Olan Çalışan Raporu
  • Yıllık İzin Takip Raporu
  • Eğitim Raporları ( Aylık, Yıllık )
  • İşe Alım Raporları ( Mülakat Dağılımı, Teklif Kabul Oranı, Elde Tutma Oranı, Pozisyon Kapatma Süresi vb)
  • İşgücü Devir Oranı (Sirkülasyon) Raporu
  • İşgücü Kayıp Oranı Raporu
  • İş Kazası Takip Raporu…

Gördüğünüz gibi hazine size aslında düşündüğünüzden daha yakın. Önemli olan nasıl keşfettiğiniz değil keşifleriniz sonucu nasıl yararlandığınız olacaktır.

 

Özkan BAŞAK

İK Müdürü, Eğitmen, Profesyonel Koç

11.12.2016 İstanbul