Bu yazımızda, Organizasyonda Kurumsal Hafıza ve Arşivin önemli bir ayağı olan Yazılı Kuralları, Bildirimleri ve İş Akışlarını açıklayan en önemlisi  Ortak Dili de içeren Prosedürlerden bahsedeceğim.

Çoğumuzun işe alım süreci sonunda oryantasyonda tanıştığımız, ilk zamanlarda belki de kimseye çekinerek soramadığımız konularda bize yön gösteren kılavuzlarımızdır. Yazılı olmaları, güncellenmesi ,herkesin göreceği ve ulaşabileceği ortamlarda olması tamamen yaşayan ve organizasyonların işleyişine göre şekillenen yapılar olmasındadır.

Bazılarımıza göre tamamen bürokrasi, bazılarımıza göre olmazsa olmazlardır. Peki bu prosedürler neye ve kime göre oluşturulmakta, ne zamandan ne zaman güncellenmekte ve bizlere yararları nelerdir?

Neden Prosedür Oluştururuz?

Prosedürler organizasyonun işleyişinde olması gerekli yapı taşlarındandır. Bu yapı taşları iş akışlarınız, görev tanımlarınız, departmanlarınız arası işleyişler, ilişkiler ve  Kalite Süreçlerinde tanımlı iş kılavuzlarıdır. Çalışanlarınıza yapmaları gerekli olan işlerdeki iş akışlarını hangi kurallar çerçevesinde yapması gerektiği ve bu süreçlerde kimlerle iletişimde olacağını anlatan, açıklayan yegane kılavuzlardır. Bir nevi yol arkadaşlarıdır.

Prosedürlerin İçeriği ve Uzunluğu Ne Olmalıdır?

Prosedürlerinizin içeriği hazırlanırken organizasyonunuza yeni başlamış biri gibi düşünmeli sadece beyaz yaka çalışanlarınıza değil mavi yaka çalışanlarınızı da düşünerek hazırlamalısınız. Merak edilen tüm sorulara cevap verirken aynı zamanda sade ve öz bir anlatımla, ne çok uzun ne de çok kısa olmalıdır.

Prosedürlerin Şekil Şartı Var Mıdır?

Normalde Prosedürlerin kalın çizgilerle ayrılmış bir şekil şartı olmadığını söylemekle birlikte Kalite Süreçlerinde asgari neler bulunması gerektiği tanımlanmaktadır. Genel Olarak;

  • Prosedürün Adı,
  • İçindekiler Bölümü,
  • Uygulama Tarihi,
  • Sayfa Sayısı,
  • Madde Sayısı,
  • Ekler,
  • İlk Oluşturulma Tarihi,
  • Revizyon Tarihi, Sebebi ve Maddeler,
  • Hazırlayan, Kontrol ve Onaylayan Bölümleri,
  • Amaç,
  • Kapsam,
  • Tanımlar,
  • Sorumlular,
  • Uygulama,
  • Diğer,
  • İlgili Formlar vb.

Prosedür Oluştururken Kimlerle Çalışılmalıdır?

Madem bir şirket içi navigasyon oluşturuyoruz neden iş akışında olan herkesi süreci katmayalım ki. Evet Genellikle bu süreçler İK departmanlarına bırakılmakta ve sadece onların sorumluluğuymuş gibi uzak durulmaktadır. Peki kabul. Genel İşleyişlere hakim olması ve buna göre tüm süreçleri tanımlayabilecek departmanlar çoğunlukla İnsan Kaynakları Birimleri olduğundan sorumluluk bu departmanda. Ama İK da tek başına ne kural koymalı, ne süreci tanımlamalı ne de bu süreci ben yaptım oldu modeli ile kabul ettirmelidir. O halde, o prosedürde direk ilgili bölüm çalışanları, yöneticileri ile işleyişte o birimle iş yapan diğer departmanlar ve yöneticileri sürece katmak, fikirlerine başvurmak ve katkılarını istemek o prosedürün herkes tarafından sahiplenmesinde en etkili yol olacaktır.

Prosedürler Nerede Paylaşılmalıdır?

Yapıları ve tanımları gereği birer çıktı olarak arşivlenmesi ile birlikte mutlaka her çalışanın kolay görebileceği bir ortamda sunulmalıdır.  ( Son zamanlarda genellikle organizasyonlar intranetler, portallar vasıtası ile iç yayın sistemi ile her yerden ulaşılmasına imkan vermektedir.)

Hangi Prosedürler Mutlaka Olmalıdır?

Sorumuzun cevabı tamamen organizasyonunuzun yapısına ve tecrübenizle birlikte belirleyeceğiniz ihtiyaçlara göre şekillenecektir. Genel anlamda ise İşe Giriş – Çıkış, Oryantasyon, Eğitim, Staj, İzin, Organizasyon Genel Kuralları, Giyim, Harcama, Performans Değerlendirme vb. prosedürlerinizin olması ilk başta siz ve çalışanlarınızın ortak konularına cevap verecektir. Çeşitlendirmek, sıfırdan üretmek, uyarlama yapmak veya başka bir prosedür ile birleştirmek / ayırmak tamamen size ve organizasyonda keşfettiğiniz ihtiyaçlara bağlıdır.

Prosedürler Ne Sıklıkla Güncellenmelidir?

Bu sorunun net tanımlı bir cevabı olmayacaktır. (Kalite süreçlerinde periyodik olarak tanımlamalar yapılmıştır.) Organizasyonunuzun yapısı, iş yapış şekilleriniz ve yapı gereği bu altı aydan daha kısa bir sürede olabilir daha uzun bir sürede… Belki de ihtiyaç gereği yıl içerisinde birkaç kez güncelleme yapma gereği de oluşacaktır. Güncellenme süresi tamamen ihtiyaç odaklıdır.

Organizasyon içi küçük navigasyonlarımız olan Prosedürlere bakmaktaki amacımız ne kadar çok olup olmadığı değil, bize ne kadar cevap verebildiği, ne kadar güncel olduğu ve en önemlisi ne kadar katma değer yarattığıdır.

Sevgi ve Saygılarımla,

Özkan BAŞAK

18.12.2016 İstanbul