Bu yazımızda bir önceki yazımızın – Prosedürlerin – destekleyici yardımcıları olan Formlar’a değineceğim. Kurumsal Hafıza ve Arşivin bir önemli oyuncusu da Formlardır.

Formları bu kadar gerekli yapan, olmazda olmazlar arasında yer almasını sağlayan nedenler neler midir? Birlikte bakalım mı?

Formlar Neden Vardır?

Organizasyon içinde talepleri toplamanın, kayda almanın ve ileri de istenilmesi durumunda tekrar bakmaya yarayacak alet çantamızdaki en önemli araçlardandır.

Formların Sağladığı Yararlar Nelerdir?

Formların bize en önemli katkıları; ortak dili konuşmaya yarayacak, kolay ulaşılabilecek ve her daim yazılı olarak kanıtlanabilecek olan tarihsel süreci de kontrol edebileceğiniz evraklardır.

Formların Şekil Şartları Nelerdir?

Normalde Formların bir şekil şartı olmadığını söylemekle birlikte Kalite Süreçlerinde asgari neler bulunması gerektiği tanımlanmaktadır.

Genel Olarak;

  • Organizasyonunun Logosu,
  • Formun Adı, Formun Üretildiği Tarih,
  • Yayınlandığı Tarih,
  • Güncellendiği Tarih,
  • Formun Kodu /Dokuman No,
  • Sayfa Sayısı vb.

Ayrıca kullanılış amacına göre;

  • Çalışanın Adı Soyadı,
  • Çalışanın Bağlı Olduğu Departman / Birim Adı,
  • Çalışanın Unvan/Görevi
  • Düzenlenme Tarihi ve Uygulama Tarihi,
  • Açıklama Bölümü,
  • İşaretlenecek Bölümler (Seçmeli Alanlar Olacaksa)
  • Çalışanın İmza Bölümü,
  • Yönetici İmza Bölümü ve İK Onay Bölümü,
  • Formun Notlar Bölümü,

Formları Kimler Oluşturup Güncellenmelidir?

Formların oluşturulması da aynı prosedürlerde olduğu gibi İK birimi üzerinde kalmış olmasına rağmen ihtiyaç sahibi olan birim ile görüşülerek oluşturulması ve mutabık kalarak son haline getirilmesinde fayda vardır. Yine prosedürlerde olduğu gibi ihtiyaca cevap vermesi süresine bağlı olarak güncellenmelidir.

Formlar Nerede Bulunmalı ve Paylaşılmalıdır?

Formlar işleyişleri ve akışları hızlandırıcı evraklar olduğundan, herkesin görmesini sağlayacak ortak bir platformda bulunmalı ve her daim son hallerine ulaşılabilir şekilde paylaşılmalıdır.

Hangi Formlar Mutlaka Olmalıdır?

Organizasyonun ihtiyacına, işleyişlerdeki ara dokunuşlara ve tamamen yaratıcılığı bağlı olarak süreci bürokrasiye boğmadan çeşitliliğine ve sayısına karar verilmelidir.  Genel olarak İK birimleri için kendi kullanımlarında aşağıdaki formların oluşturulmuş olması işinizi epey kolaylaştıracaktır.

  • Çalışan Talep Formu,
  • İş Başvuru Formu,
  • Mülakat/Görüşme Formu,
  • Referans Değerlendirme Formu,
  • Oryantasyon Takip & Değerlendirme Formu,
  • Staj Takip & Değerlendirme Formu,
  • Zimmet Teslim Tutanak Formu,
  • Puantaj Formu,
  • Deneme Süresi Değerlendirme Formu,
  • Toplantı Tutanak Formu,
  • Eğitim Talep Formu,
  • Eğitim Katılım & Değerlendirme Formu
  • Avans Talep Formu,
  • Savunma Talep Formu,
  • İzin Talep Formu,
  • Performans Değerlendirme Formu,
  • Durum Değişiklik Formu, (İşyeri, Görev, Ücret vb.)
  • İşten Ayrılış Mülakatı Form vb.

Burada da dikkat edeceğimiz en önemli konu, her formu oluşturmak ve bollukla birlikte bürokrasi yaratmak değil, ihtiyaca göre oluşturmak, uyarlamak, güncellemek olmalıdır. Bu formların asıl görevlerinin süreci uzatmak veya zorlaştırmak değil aksine hızlandırmak ve kolaylaştırmak olduğunu unutmamak gün sonunda en önemli mesajımızdır.

Sevgi ve Saygılarımla,

Özkan BAŞAK

22.12.2016 İstanbul