Merhaba bu haftaki yazım, sessiz çalışanlarımızın seslerini duymaya yarayacak, çok sesli çalışanlarımızın da gerçek seslerine erişmemize yardımcı olan bilgi toplama araçları “Anketler” üzerine.

Çoğumuzun çalıştığı organizasyonlarda veya bir önceki organizasyonunda karşılaşmış olduğu bazen İç Müşteri Memnuniyet Anketi bazen Çalışan Memnuniyet Anketi ve yaratıcılığa göre değişiklik isimlerle gördüğümüz bizlere genellikle İK ama diğer departmanların da görüşlerimize başvurmak için paylaştığı soru listeleridir. Peki gerçekten sadece soru listelerinden oluşan dostlar alışverişte görsün tarzında mıdır? bu anketler yoksa belirli bir yöntemle oluşturulmuş ve veri analizi yapılabilecek danışma soruları mıdır? Buyrun birlikte keşfedelim.

Anketlerin Yapılma Amacı Nelerdir?

  • İhtiyaçların belirlenmesi için,
  • Memnuniyet durumunu ölçmek için,
  • Mevcut durumun zayıf ve güçlü yönlerini keşfetmek için,
  • Potansiyel ve geliştirilmesi gerekli yönleri keşfetmek için,
  • Fikrini açıkça belirtmekten çekinenlere söz hakkı vermek için,
  • Çalışanların fikirlerini duymak istediğiniz için,
  • Çorbada herkesi tuz eklemeye çağırmak için,

Anket Başlığı Nasıl Olmalı?

Öylesine doldurulmuş veya yapmış olmak için yapılan anket cevaplarına rastlamamak için hem anketinizin konusu hem de başlığı paylaşıldığı anda dikkat çekici olmalıdır.

Anketin Konusu Ne Olmalıdır?

Anketin konusu; sizlerin hangi konuda bilgi almak, hangi sorunların üzerine eğilmek istediğiniz , hangi yönlerinizi güçlendirmek istediğiniz, çözüm aradığınız hangi konular var ise ve de memnuniyet durumunu öncesini , şu anını ve bir sonraki anketle karşılaştırma yaparak yorumlayacağınız konular üzerine olması faydalıdır.

Anket Çeşitleri Nelerdir?

Organizasyon içinde yapılan Anketleri;

  • Yapılış amacına göre ( Memnuniyet Anketi, araştırma anketi vb.)
  • Yapılış Zamanına Göre ( Periyodik ve Tek Seferlik )
  • Konusuna Göre (Spesifik ve Genel ) olarak ayırabiliriz
  • Yapılış Şekline Göre (Yazılı Anket, Soru& Cevap Anket, Mola Arası Anketler )

Anketlerin Yapılma Sıklığı Ne Olmalıdır?

Anketlerin yapılma sıklığı sizlerin bilgi alma amacınız ve gözlemlerinizle alakalıdır. Bazı anketlerin geçmiş ve şu andaki durumu karşılaştırma gereği periyodik yapılması gereklidir. (İç Müşteri Memnuniyet Anketi 6 ayda bir gibi)

Bazı Anketler, konu ile ilgili verilen bilgiler sonrası hemen, (Eğitim Değerlendirme Anketi vb.) Bazı Anketlerde bir sıkıntı yaşandığı zaman veya yaşanılacağına yakın bir zamanda düşünülüyorsa yapılmalıdır. Süre ve tekrarlanma sayısı organizasyonun ihtiyaçlarına göre şekillenmektedir.

Anketi Kimler Hazırlamalıdır?

Organizasyon Hakkında ve Çalışanlar ilgili ise genel olarak İK birimleri, departman ve birime bağlı ise ilgili departman, kurum içi bir etkinlikse / uygulama ise Kurumsal İletişim birimleri hazırlamaktadır. En doğru olanı ise hazırlanma süreçlerinde ilgili herkesin bilgisine başvurmak ve son haline geldiğinde örnek fikir almak için diğer çalışanlar ve yöneticiler ile paylaşmaktır.

Anketlerde Soru Sayı Ne Olmalıdır ?

Anketlerde soru sayısı tamamen konuya ve işleyişlerinize bağlıdır. İlk defa anket uygulayacaksınız maksimin 7- 8 soru ile başlayabilir, organizasyonunuz anket değerlendirmeye alıştıkça ve inandıkça duruma göre sayısını arttırabilirsiniz. Soru Sayısındaki sınır değerlendiricinin ilgisi dağıtmayacak süre ile alakalıdır. Mümkünse iki sayfa ile sınırlı kalması ilgili sorular üzerinde dikkatlice düşünme ve cevaplama süresi olarak yeterli olacaktır.

Anket Yayınında Dikkat Edilmesi Gerekli Noktalar Nelerdir?

Anketin yapılış amacı, ne zamana kadar doldurulması gerektiği, sonuçlarının ne zaman paylaşılacağı bilgisi ve değerlendirenin isminin gözükmeyeceği şekilde sistemi kurgulamak ve kurmak dikkat etmeniz gereken en önemli noktalardır.

Anket Sonuçları Nasıl Yorumlanmalıdır?

Hiçbir anket tek başına yorumlanmamalıdır. Belki sorduğunuz sorular belki de cevaplayan tarafın o andaki psikolojik durumu da anketi etkiliyor olabilir. Bu sebeple anketler yorumlanırken içerisindeki çapraz sorularla desteklenmeli, daha önceki anket sonuçları dikkate alınmalı, çalışanların demografik yapısındaki değişikliklere bakılmalı, performans görüşme notları göz ardı edilmemeli , organizasyonun mevcut stratejisi ve politikaları da piyasanın genel durumu ile birlikte bir bütün olarak bakılmalıdır.

Anket Sonuçları Nerede, Ne zaman ve Nasıl Paylaşılmalıdır?

Anketi değerlendirenin görüşlerinin dikkate alınacağını görmesi için, şeffaf bir yönetim tarzı izlediğinizi göstermek için anket sonuçlarını en fazla iki hafta içerisinde açıklamak değerlendiricinin de konuya yakın kalmasını sağlayacaktır. Anket sonuçlarının herkesin görebileceği bir yerde paylaşılması kolay ulaşılabilir olması gereklidir.

Anketlerde istenilen başarıya ulaşmanın yolu , çalışanların ayırt etmeden sürece katılması, fikir ve önerilerinin dikkate alınması, en önemlisi de sonuçlarının ve sonuçlara göre alınacak aksiyonların da kendileri ile paylaşılmasıdır.

Sevgi ve Saygılarımla,

Özkan BAŞAK

25.12.2016 İstanbul