Bu yazımda, üst yönetim ve yöneticilerin, İnsan Kaynaklarından bekledikleri ve bir İK yöneticisinin kariyer hayatında çok sık karşılaşacağı bir konu olan “Sistem Kurma” ya değinmeye çalışacağım.

İnsan Kaynakları mesleğini icra edenlerin genellikle elinde kısıtlı bulunan iki kaynakla süreçlere başlamaları istenilir. Bunlar insan ve zamandır. Birisi sürekli akıp gitmekte ve akışı kontrol edemeseniz de verimli kullanmayı öğrenebileceğiniz zaman, diğeri ise sürekli güncelleme, eğitim, motivasyon ve bağlılık gibi süreçlerle desteklediğiniz ölçüde kurumunuza devam gösterecek İnsan’dır.

Kıt kaynakları en iyi örtüştürmenin ve verimli halde birlikte çalışmasını sağlayacak müthiş sır tabi ki Sistemler olacaktır. Ve Ne yaparsanız yapın bu iki kaynak üzerine kurulacak sistemleriniz bu iki kaynakla uyumlu ve destekli beslenmediği sürece yine bu iki kaynak nedeniyle atıl kalacak, zamanla yıpranacak ve barajdaki küçük delikler gibi sürekli su sızdırmaya sebep olarak yıkılmasını sağlayacaktır.

Sistem Kurarken Nelere Dikkat Etmeliyiz?

  • Makul süreli ve detaylı bir gözlem,
  • Gözlemin tartışılabilir hale getirildiği sayısal ve sözel verilere dönüştürülmesi,
  • Sadece eksikliklerin ve olumsuzlukların değil olumlu yanların ve artıların da yazıldığı raporlar,
  • Süreçte en alt görevden en üst göreve kadar herkesin bilgisine başvurulması,
  • İnsana değer kurguların yapılması,
  • Zamanı verimli kullanacak yapıların inşaa edilmesi,
  • İşin merkezden dışa doğru genişleyen bir yelpazede çalışmalar yapılması,
  • Örnek test grupları ile küçük parçalar halinde denenmesi,
  • Bürokrasi yaratmaması,
  • Teknolojiye uyumlu ve hatta örnek olacak şekilde çalışmalarda bulunulması,
  • Test aşamasından süreç sonuna kadar çalışanlara bilgilendirme yapılması,
  • Neden yapıldığını, sonuçlarının nelere katkıda bulunacağı ve beklentilerin en baştan açıklanması,
  • Yönetimin desteğinin alınması,
  • Ekiplerde mutlaka uygulama içinde olan kişilerin bulundurulmasına özen gösterilmesi,

Sistem Kurmak Ne Değildir?

  • Bir önceki firmadaki uygulamaları alıp monte etmeye çalışmak,
  • Başka firmaların çalışmalarını bire bir kopya etmek,
  • Çok kısıtlı zamanlarda mucize yaratılmasını beklemek,
  • Mış gibi yapmak,
  • Biz yaptık oldu diğerleri tabi ki kabul edecek görüşü,
  • Çalışanları süreç dışında tutmak,
  • Sadece toplantı odalarında çalışma yapmak, sahaya inmemek,
  • Olanı gizlemek, olmayanı var göstermek,
  • Sayıları sadece süslemek ve büyülemek için kullanmak,
  • İnsana göre değil de çalışan insan robotlara göre kurgulamak,

Sistem Kurmak Nedir?

  • Yapıyı sindirene kadar anlamak ve gözlemlemek,
  • Sürece çalışanları katmak, fikirlerine başvurmak,
  • Beraber bir yola çıkmak, yolda sıkıntılarla beraber göğüs gelip çözüm bulmak,
  • Sahaya inerek neden, niçin ve sonuçlarını aktararak, açıklayarak,
  • Çalışmaları odalardan salonlardan çıkarıp organizasyonun genelinde gerçekleştirmek,
  • Süreç hakkında bilgilendirmeler yaparak,
  • Sıkıntıları anında paylaşarak, olumlu yanları hemen göstererek,
  • Tebrik ve teşekkürü bolca kullanarak,
  • Olumsuz davranışları ve inançları en aza indirgeyerek,
  • Odaklanarak ve zaman vererek,
  • Fikir kadar gönlünü de katarak,
  • Empati ile,
  • Sürekli sorarak, sorgulayarak,
  • Süreci sürekli inceleyerek,
  • Etap etap parçalara ayırarak,
  • Örnek uygulamalar yaparak,
  • Örnek olarak öne çıkararak,
  • Sahiplenerek,

Gördüğünüz gibi olması kadar olmaması gerekenlere de gayet net bakabildiğimiz süreçte;

Neden yapmış olmak için sistemler kuralım ki?

Neden zaman bu kadar önemliyken bürokrasi yaratalım ki?

Neden başkalarında olan sistemleri kes kopyala yapıştır ile monte etmeye çalışalım ki?

Ve en önemlisi,

Neden insandan uzak , insana değer vermeyen ve ondan daha da çok alan sistemler kurgulayalım ki…

İnsana odaklı, insanlarla uyumlu ve insanı geliştiren sistemler kurgulanması ve kurulması dileklerimle…

Sevgi ve Saygılarımla,

Özkan BAŞAK

28.02.2017 İstanbul