Bu yazımızda Muhasebe Departmanı ile İK’nın iletişimi üzerinde duracağız.

Yazımızdaki amaç bu departmanın işleyişini incelemek değil, İK ile olan süreçlerinde birlikte nasıl yol alındığını ve ortaklaşa yapılan çalışmaların üzerinde durmaktır.

Muhasebe Departmanı ile Nasıl Çalışmaktayız?

  • Çalışanın işe giriş ile birlikte cari kartını oluşturarak,
  • Avans ve iş avansı gibi kayıtlarını tutarak,
  • Şirket, Grup, Departman, Maliyet Merkezi gibi kodlamaları atayarak,
  • Çalışanın icra, nafaka gibi kesintilerini sisteme ileterek,
  • Trafik cezası ve diğer ceza gibi kesintileri ileterek,
  • Maaş ve yan haklar ile ilgili ödemeleri ileterek,
  • SGK ve diğer yasal yükümlülükte olan ödemeleri ileterek,

Ortak Noktalarda Nasıl Buluşabiliriz?

  • Çalışan ile ilgili sistemsel tanımlamaları birlikte tanımlayarak,
  • İç Müşteri ve değer olan çalışanın memnuniyeti ölçülmesinde ortak bir çalışma yaparak,
  • Memnuniyet ölçümü ve değerlendirme sonucunda gerekli aksiyonlar için birlikte hareket ederek,
  • Doğru verilerin, zamanında ve doğru yerlere girilecek şekilde koordine ederek,
  • Şirketi cezai yaptırımlara sokmayacak planlama ve süreçlerde işlemleri gerçekleştirerek,

İK Olarak Biz Nasıl Destek Verebiliriz?

  • Çalışanlar hakkında sayı ve demografik yapı paylaşımları yapılarak,
  • Oryantasyon süreçlerinde Muhasebe işleyişi ve görevleri hakkında bilgilendirme yaparak,
  • Muhasebe süreci için gerekli prosedürlerin oluşturulması ve güncellenmesinde öneri ve fikirlerimizi paylaşarak,
  • Gerek departman gerekse yöneticilere muhasebe ile ilgili tazeleyici ve güncel bilgileri edinmeli için eğitimler aldırarak,
  • Yıllık ve dönemlik karşılaştırmalar için paylaşılmak üzere gerekli alt yapı çalışmalarını hazırlayarak, raporlar halinde sunulmasını sağlayarak,
  • Bütçe fiili karşılaştırmasındaki farklılıkların nedenlerini araştırarak çözüm için gerekli aksiyonları almak,
  • Aylık, üç aylık, altı aylık ve yıllık raporları paylaşarak,

Ülkemizde İK Birimleri olmadığı dönemlerde ve halen bazı küçük işletmelerde İK nın ve içerisinde özellikle personel özlük tarafının çalışmalarını yapmakta olduğundan Muhasebe departmanı ile kardeş departman olarak anılması bu sebepledir.

İki birimin birlikte koordine halde çalışması şirket için en önemli konulardan cezai bildirim veya ödeme yükümlülüğünün doğmamasını sağlamaktadır. Aksi takdirde oluşacak cezai işlemler nedeniyle bazı avantaj ve teşviklerden yararlanamama durumları ortaya çıkar.

Muhasebe ilkesi gereği eşitlik içerdiğinden ve her daim girdiler ile çıktıların eşit olması gerekliliğinden kayıtların özellikle doğru girilmesi, geçmişe dönerek sürekli düzeltme yapılmaması ve kayıtların her halukarda yasal sürelerde belirtildiği gibi saklanması ve arşivlenmesi ile mümkündür.

Günümüzde hem teknoloji hem de işlemlerdeki hız nedeniyle kayıtların doğruluğu ve eksik olmaması süreçler açısından en önemli özelliktir. Bizlerde kayıt, rakam ve veri yönetiminde göstermiş olduğumuz özeni muhasebe birimi ile yürütmekte olduğumuz iş ilişkisinde de göstermeliyiz.

Sevgi ve Saygılarımla

Özkan BAŞAK