Bu yazımızda sizlerin, organizasyonu keşfetme ve geneli itibarı ile görme ve organizasyonel yapı hakkında fikir sahibi olmaya başlayacağınız Organizasyon Şemaları’na değineceğiz.

İşe Alım ve Oryantasyon süreci ile birlikte, misyon, vizyon ve değerleri keşfetmiştik. Ayrıca web sayfası ve İK sayfası için kafamızda fikirler de oluşmuştu. Şirketi/ kurumu, çalışanları da keşfetmiştik. Sıra geldi organizasyonun yapısı hakkında fikir sahibi olmaya.

Organizasyon Şeması Nedir?

Organizasyonun en aşağıdan en yukarı veya en yukarıdan en aşağıya nasıl bir kurgu ile yapılandırıldığı, iş akışlarınızın nasıl ilerlediği, kariyer haritalarının basit görüntülerini görebileceğiniz sizinle birlikte organizasyonun bütününü anlamanıza yarayacak haritalardır.

Organizasyon Şemasının Yapılma Amacı Nelerdir?

Organizasyon şemaları, en basit yapıdan en karmaşık yapılara kadar kurum için hangi görev ve unvan skalaları mevcut, ekipler ve birbirileri ile bağlantıları, hiyerarşik yapı ve dikey veya yatay olmasına bağlı olarak inceleyecek kişiye bilgi vermesi şirketteki unvanlara ve kurguya yukarıdan ve bütünsel bakmayı sağlaması amaçlı oluşturulmuştur.

Organizasyon Şemasını Kimler Hazırlar?

Genellikle organizasyon yapısında bu işlevi İnsan Kaynakları birimi hazırlar. Bu hazırlama kısmında tek başına bir yapı üzerinden çalışmaz bölüm yöneticileri ve üst yönetimin de gerekli bilgi onayları dahilinde hazırlanır.

Organizasyon Şemaları Nerede Bulunur?

Organizasyon Şemaları genellikle ilk olarak, oryantasyon sunumlarında karşınıza çıkar. Daha sonrasında varsa çalışanlar için el kitapları veya intranet ve şirket içi iletişim portalında yayınlanmış olur.

Organizasyon Şemasını Ne Kadar Sıklıkla Güncellenmelidir?

Oluşturulan şemalarınız organizasyonunun içerisindeki iç yapıdaki değişiklik ve hızına ayak uyduracak şekilde güncel tutulmalıdır. Ayrılan veya yeni başlayan çalışanlarınız olduğunda, terfi ve görev zenginleştirmesi olduğunda, rotasyonlarda ve yeni bölümler oluştuğunda veya bölümler birleştirildiğinde/ayrıştırıldığında organizasyon şemalarınız eş zamanlı güncellenmiş olmalıdır.

Organizasyon Şemalarından Nasıl Yararlanabiliriz?

  • Organizasyonu Tanımada,
  • Görev/Unvan Skalası Çalışmasında,
  • İş Analizleri, İş Tanımları, İş Gerekleri ve Görev Tanımlarının Hazırlanmasında,
  • Organizasyon İçi Oluşturulan Prosedür ve Talimatlarında İş Akışlarında,
  • Ücret ve Zam Çalışmalarında,
  • Karar Alma Mekanizmalarını İncelerken,
  • Yetki ve Sorumluluk Tanımlamalarında,
  • Kariyer Yolu Oluşturulmasında,

Gördüğünüz gibi aslında şema denerek bazı durumlarda gerekli özenin gösterilmediği haritalarımız nasıl ki trafikte kullanılan haritalar güncellenmekte ise aynı şekilde güncel olmalıdır. Gidilen yol, gidilecek zaman ve doğru rota için Organizasyon Şemalarınızın bir o kadar güncel ve yeni başlayan bir çalışanınızın dahi ilk günden anlayabileceği kolaylıkta olmalıdır.

Sevgi ve Saygılarımla,

Özkan BAŞAK

İstanbul